Privacy statement
1.Inleiding
Bescherming van privacy van haar gasten is een belangrijke kernwaarde in de dienstverlening van Fletcher Hotels. Om die reden gaan wij ook integer, transparant en zorgvuldig om met de aan onze in bewaring gegeven persoonsgegevens. Fletcher Hotels verwerkt dagelijks informatie over personen en houdt zich daarbij aan de wet. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens Fletcher Hotels verwerkt, en voor welke doeleinden. Deze privacyverklaring geldt tevens voor alle hotels, en restaurants en evenementen die vallen onder de verantwoordelijkheid van Fletcher Hotels. De privacyverklaring is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door derden, zoals bedrijven en/of websites die reizen of reispakketten aanbieden. Wij raden u aan om de privacyverklaring zorgvuldig te lezen.
Fletcher Hotels, gevestigd aan de Buizerdlaan 2 te Nieuwegein is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking en opslag van uw persoonsgegevens.
Indien u vragen heeft over de inhoud van de privacyverklaring, kunt u zich wenden tot Fletcher Gastensupport. Bereikbaar via gastensupport@fletcher.nl
Daar waar hierna gesproken wordt over Fletcher Hotels, wordt bedoeld alle hierboven genoemde entiteiten.
2.Persoonsgegevens
Fletcher Hotels verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens, voor verschillende doeleinden. Hierna wordt toegelicht welke persoonsgegevens en doeleinden dat zijn.
Boeking- en verblijfsgegevens
Met het boeken van een overnachting of evenement in een van onze accommodaties, het maken van een tafelreservering dan wel het huren van een van onze vergaderruimten gaat u een overeenkomst met Fletcher Hotels aan. Hiervoor heeft het hotel uw naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, of u 18 jaar of ouder bent, dag van vertrek en aankomst en uw betaling gegevens nodig. Deze gegevens kunnen wij ontvangen van derde partijen bij wie u het boekingsproces heeft doorlopen. Eventueel kunnen wij om aanvullende gegevens vragen voor de uitvoering van onze dienstverlening, zoals uw nationaliteit of voorkeuren. Gezondheidsgegevens verwerken wij enkel op basis van uw toestemming, om u beter van dienst te zijn, bijvoorbeeld het bieden van toegang voor mindervaliden of dieetwensen. Daarnaast zijn wij wettelijk verplicht om uw identiteit te controleren. Deze gegevens worden alleen intern gebruikt en worden niet doorgegeven aan organisaties voor commerciële doeleinden.
Fotografie
Op onze evenementen worden sfeer- en individuele foto’s gemaakt door een professionele fotograaf. Deze foto’s kunnen worden gebruikt voor publicatie op verschillende mediakanalen zoals Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn en onze website. De personen op de door Fletcher Events gemaakte sfeerfoto’s kunnen zonder onevenredige inspanning niet worden geïdentificeerd. Voor individuele geposeerde foto’s wordt ter plekke altijd vooraf toestemming gevraagd door de fotograaf.
Indien u tijdens het evenement niet wenst te worden vastgelegd, wordt aan u gevraagd dit aan te geven bij de fotograaf. De fotograaf zal hier vervolgens rekening mee houden.
Na het eventueel publiceren van de foto’s kan op verzoek van een betrokkene de foto alsnog worden geblurred of verwijderd. Bij publicatie van de foto wordt hierover een bericht verplaatst.
Cameratoezicht
Fletcher Hotels heeft een gerechtvaardigd belang om, voor zover noodzakelijk, in bepaalde hotels gebruik te maken van cameratoezicht, om haar eigendommen te beveiligen en haar gasten te beschermen. Door middel van de camerabeelden verkrijgt Fletcher Hotels inzicht in de activiteiten van personen. Bij bepaalde hotels zijn de parkeerterreinen en/of parkeergarages voorzien van slagbomen. De slagbomen maken gebruik van kentekenregistratie voor het betreden en verlaten van het terrein en/of garage. De registratie van uw kenteken, wordt enkel gebruikt voor parkeerdoeleinden.
Fletcher Friend account
U kunt bij uw boeking een Fletcher Friend account aanmaken. Op die manier zijn reserveringen en informatie aanvragen bij een vervolgbezoek gemakkelijk te maken, aangezien wij u niet nogmaals om uw gegevens hoeven te vragen. U heeft hiermee ook tevens toestemming gegeven om een nieuwsbrief te ontvangen, waarin voor u de beste aanbiedingen staan. Daarnaast kunt u gemakkelijk uw historie inzien. Voor het aanmaken van een account vragen wij uw naam, woonplaats, telefoonnummers en e-mailgegevens. Deze persoonsgegevens worden in onze database bewaard. U kunt te allen tijde respectievelijk uw account en/of ontvangen van de nieuwsbrief opzeggen.
Zakelijk account
Met een zakelijk account kunt u op rekening boeken, kostenvrij annuleren en ontvangt u altijd de laagste prijs. Voor het aanmaken van een account vragen wij uw naam, woonplaats, bedrijfsnaam, KvK nummer, BTW-nummer, telefoonnummers en e-mailgegevens. Deze persoonsgegevens worden in onze database bewaard. U kunt te allen tijde respectievelijk uw account opzeggen.
Website analyse
Fletcher Hotels analyseert het bezoek op de Fletcher website om de functionaliteiten van deze website te kunnen verbeteren. Via onze website worden de ‘analytics’ cookies geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google. De gegevens worden door Google opgeslagen in de Verenigde Staten. Het klikgedrag op de website is geheel geanonimiseerd. Bekijk voor meer informatie hierover het privacybeleid van Google, alsmede het privacybeleid van Google Analytics.
Indien u via de website een reservering plaatst worden uw boekingsgegevens opgeslagen in de statistieken van Fletcher Hotels. Deze gegevens worden gebruikt om het toekomstig aanbod van Fletcher Hotels te bepalen. Indien u heeft aangegeven de nieuwsbrief te willen ontvangen kunnen uw boekingsgegevens worden gebruikt om de inhoud van de nieuwsbrief te personaliseren.
3.Ontvangers
Wij delen uw persoonsgegevens niet met bedrijven, organisaties en individuen buiten Fletcher Hotels, behalve in een van de volgende omstandigheden.
Uitvoering van een overeenkomst
Verstrekking van uw persoonsgegevens aan derde organisaties is toelaatbaar wanneer dit noodzakelijk is om onze contractuele verplichtingen jegens u na te komen. Onderdeel hiervan is het verwerken van uw reservering. Indien het noodzakelijk is voor de betaling van boekingen, maken wij gebruik van een derde partij voor de afhandeling van i-Deal betalingen.
Met uw toestemming
Met uw toestemming kunnen wij uw persoonsgegevens aan andere partijen doorgeven. De toestemming geldt alleen indien duidelijk is waar u uw toestemming voor geeft en wat de gevolgen daarvan zijn.
Voor externe verwerking
We verstrekken persoonsgegevens aan onze partners zodat ze gegevens voor ons kunnen verwerken, op basis van onze instructies en overeenstemming met ons privacy beleid en andere passende vertrouwelijkheids- en beveiligingsmaatregelen. Onder onze partners verstaan wij onder meer onze IT-leveranciers en beheerders van het CRM-systeem.
Daarnaast verstrekken we persoonsgegevens aan Hotelbon ten behoeve van servicecalls. Hotelbon B.V. is een onderdeel van Fletcher Hotels. We zien u graag terug bij Fletcher Hotels en we verbeteren graag onze dienstverlening, om die reden kunt u eenmalig benaderd worden door Hotelbon. In deze servicecall vragen wij naar uw ervaring bij Fletcher Hotels en bieden wij u, indien gewenst, een aantrekkelijk aanbod. https://www.fletcher.nl/nl/privacy-statement
Om juridische redenen
We delen persoonsgegevens als we van mening zijn dat openbaarmaking van de gegevens noodzakelijk is om te voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, wettelijke procedures of verzoeken van overheidsinstanties.
Wettelijke verplichting
Indien een wettelijke verplichting dit van ons vereist, zullen wij uw persoonsgegevens verstrekken. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat de politie in het kader van fraudeonderzoek gegevens bij ons opvraagt. Een ander voorbeeld is dat de belastinginspecteur op grond van art. 47 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen alle gegevens kan opeisen die nodig zijn om belasting te heffen. Ten slotte kan ook de gemeente verzoeken om verstrekking van gegevens ter controle van de toeristenbelastingaanslag. Fletcher Hotels maakt afspraken met de ontvangers om er voor te zorgen dat de persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld.
4.Bewaartermijn
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, tenzij er een wettelijke plicht op ons rust om uw persoonsgegevens langer te bewaren. Ons basisprincipe is dat wij persoonsgegevens alleen bewaren zo lang dat nodig is om u onze producten en/of diensten te kunnen leveren.
5.Uw rechten
U heeft jegens ons een aantal wettelijke rechten: inzage, verbetering of aanvulling, gegevenswissing, beperking van verwerking, overdracht van digitale data en het recht van bezwaar. Hierna lichten wij deze rechten toe.
Recht van inzage
Op uw verzoek zullen wij u schriftelijk mededelen of wij persoonsgegevens van u verwerken. Bij uw verzoek dient u zich te identificeren door middel van een kopie van (de minimaal benodigde gegevens van) uw identiteitsdocument. In onze reactie lichten wij toe welke persoonsgegevens wij van u hebben verwerkt en wij geven u daar ook een kopie van. Ook lichten wij toe voor welke doelen uw persoonsgegevens worden verwerkt en hoe lang deze naar verwachting nog zullen worden opgeslagen.
Verbetering of aanvulling
Als u inzage in de verwerking van uw persoonsgegevens hebt ontvangen, kunt u ons verzoeken onjuistheden te verbeteren of onvolledigheden aan te vullen. Gaan wij tot verbetering over, dan ontvangt u van ons een aanvullende verklaring.
Gegevenswissing
U kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens in onze systemen te wissen in één of meer van de volgende gevallen:
– De persoonsgegevens zijn niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor wij deze hebben verwerkt
– U trekt uw toestemming voor verwerking in en er is geen andere grondslag voor verwerking meer
– U maakt gemotiveerd bezwaar en er zijn geen dwingende redenen om uw bezwaar niet te honoreren
– De persoonsgegevens zijn onrechtmatig door ons verwerkt
– Wij moeten uw persoonsgegevens op grond van wettelijke verplichting wissen.
Beperking verwerking
Als u een onjuistheid of onvolledigheid in uw persoonsgegevens bij ons heeft gemeld, kunt u ons verzoeken de verwerking te beperken zo lang wij uw verzoek in behandeling hebben. U mag ons ook om beperking van de verwerking van uw gegevens vragen als u van mening bent dat wij uw gegevens onrechtmatig verwerken of deze niet meer nodig hebben, of als u bezwaar tegen (verdere) verwerking daarvan heeft gemaakt. Na ontvangst van uw beperkingsverzoek zullen wij de gegevens alleen nog verwerken na verkregen toestemming of vanwege gewichtige redenen.
Overdracht digitale data
Als u persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt in een gestructureerd, gebruikelijk digitaal bestandsformaat en wij uw gegevens met uw toestemming of in de uitvoering van een overeenkomst met u hebben verwerkt, heeft u het recht om ons een kopie van deze gegevens te vragen. U kunt ons in die gevallen ook vragen uw gegevens rechtstreeks aan een andere dienstverlener door te sturen.
Bezwaar
mag ten alle tijden bezwaar maken tegen verwerking van persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Dat geldt in het bijzonder voor profielen die wij op basis van uw persoonsgegevens hebben aangemaakt. Wij zullen verwerking van uw gegevens na ontvangst van uw bezwaar staken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde redenen kunnen aanvoeren die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden.
Uitoefenen rechten
Wilt u van één of meer van uw hiervoor opgesomde rechten gebruik maken, dan kunt u contact met ons opnemen via het e-mailadres gastensupport@fletcher.nl. Fletcher Hotels verstrekt de betrokkene zo snel als mogelijk de gevraagde gegevens. In ieder geval wordt u de informatie binnen een maand na ontvangst van het verzoek gegeven. Indien er meer tijd nodig is voor de behandeling van het verzoek, dan laat Fletcher Hotels dit binnen een maand weten.
6.Aansprakelijkheid
Ondanks de zorg en aandacht die besteed wordt aan het beheer van deze website, is het mogelijk dat de site onjuist informatie bevat. Fletcher Hotels kan niet aansprakelijk worden gesteld voor technische of redactionele fouten die in deze website voorkomen, noch voor eventuele gevolgschade die het resultaat is van het gebruik of het tijdelijk niet beschikbaar zijn van deze website of links naar de websites van derden.
7.Klachten
Als u vindt dat Fletcher Hotels u niet op de juiste manier helpt, dan heeft u recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder van de AVG, de Autoriteit Persoonsgegevens. Op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl kunt u lezen hoe u een klacht kunt indienen.
8.Overig
Deze privacyverklaring is in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring periodiek te actualiseren. De nieuwste versie wordt op deze pagina gepubliceerd.